De voorbereiding bij een vergadering moet gericht zijn op het zogenaamde na afloop van de vergadering waar iedereen op basis van de genomen beslissingen weer aan het werk zal gaan. Het is daarbij belangrijk om te onthouden dat iedereen de vergaderpunten van tevoren al zal weten en dat de sfeer en betrokkenheid goed blijft in combinatie met de inhoud en structuur. Dit zal gecontroleerd en gehandhaafd worden door de voorzitter van de vergadering.

De twee hoofdpunten waar een voorzitter op let zijn het product en het proces. Onder het product vallen dingen als het onderwerp en doel gaan toelichten, verduidelijking geven van bepaalde standpunten, vragen stellen aan de mensen die meedoen met de vergadering, tussentijds dingen samenvatten waarbij ook sub-conclusies getrokken kunnen worden en als laatste het vastleggen van de resultaten.

Het proces daarentegen is meer gericht op de sfeer goedhouden tijdens de vergadering. Hierbij zal de voorzitter mensen aanmoedigen om hun standpunt naar voren te brengen en ze daar dan ook de ruimte voor geven, maar ook het gedrag corrigeren van mensen wanneer zij iets doen of zeggen waardoor de sfeer van het proces omlaag gehaald wordt. Wanneer de voorzitter merkt dat iemand niet echt mee lijkt te doen, zal hij deze ook vragen naar zijn mening om de betrokkenheid van ieder in de vergaderzaal te realiseren.

Een ander punt wat ervoor zorgt dat de sfeer goed bewaard blijft en het niet een rommelige bijeenkomst wordt, is de agenda. Deze agenda wordt van tevoren gemaakt en doorgestuurd naar alle mensen die de vergadering zullen bijwonen. Hierin zal elk onderwerp genoteerd worden met daarbij de tijd dat eraan besteed zal worden en het doel van het onderwerp. Daarnaast kan ook de werkwijze per agendapunt worden weergeven. Door deze dingen die in de agenda verwerkt zijn, weet iedereen al van tevoren wat er van de vergadering verwacht wordt en kunnen zij zich al gaan voorbereiden op de onderwerpen.

Tijdens de vergadering is het belangrijk om iedereen een kans te geven zijn mening te laten horen bij de onderwerpen. De argumenten die dan gegeven worden moeten inhoudelijk zijn onderbouwd zodat de andere betrokkenen een goed beeld krijgen van de belangen en standpunten van diegene.

Een manier van vergaderen is de Indiaanse manier. Hierbij komt men in een cirkel bijeen. In de cirkel is de ruimte verdeeld over acht vlakken die elk een eigen invalshoek zijn. Deze verschillende invalshoeken zijn waardering, creativiteit, actie, integriteit, timing, balans, macht en doelstelling. De betrokken worden verdeeld in acht groepen en elk van deze groepen zal een vlak nemen om de stelling te gaan beantwoorden vanuit de optiek van dat vlak. Hierbij krijg je dat er een veel breder beeld komt van de stelling en daardoor een grotere kans op een besluit.

Tijdens het afgelopen blok is er veel sprake geweest van vergaderen. Met een groep bestaand uit tien man moesten we een hijskraan ontwerpen en bouwen. Hierbij is er vaak vergaderd over de manier waarop we dat zouden doen, en welke taak naar welke personen gaan. Hierbij hadden we eigenlijk altijd een voorzitter die ervoor zorgde dat de onderwerpen in de vergadering niet gingen afdwalen. Van tevoren werd altijd goed en duidelijk vermeld waar de vergadering over zou gaan zodat iedereen zich erop kon voorbereiden. Wanneer het soms wat rommeliger werd greep de voorzitter in en waren we snel weer op het niveau dat we moesten zijn. Ikzelf zorgde er vaak voor dat alles wat tijdens de vergaderingen gezegd werd, ook werd opgeschreven zodat we er achteraf nog naar konden kijken en dat wanneer mensen niet aanwezig konden zijn, zij alsnog inzicht hadden in de besproken onderwerpen een de beslissingen die daarbij zijn gemaakt.